Equiper une entreprise en systèmes visio

Pourquoi la visio est-elle aussi importante pour les professionnels ?

Que ce soit pour la conclusion d’une vente, pour une réunion d’équipes ou des réunions projets rien ne remplace les échanges avec des interlocuteurs visibles. Le langage non-verbal prend une part capitale dans la communication et la visio permet d’appréhender et d’amener ce langage. Plus de 70% des messages passe par le non verbal… L’avènement du télétravail oblige également les entreprises à s’organiser autour des outils de visioconférence.

La vidéoconférence est donc la solution idéale pour communiquer efficacement et sans se déplacer. Aujourd’hui, il existe des dizaines de solutions de visioconférence accessibles à tout le monde avec une simple connexion internet et une webcam. Mais ne vous y trompez pas, ce choix est cependant loin d’être anodin et la qualité de vos entretiens en visio impacteront immédiatement l’image et la productivité de votre entreprise.

Industrie, santé, commerce, la communication visio est devenu indispensable quels que soient l’activité et le type de structure.

Une connexion parfaite, une image de qualité ainsi qu’un son optimal seront vos meilleurs alliés que ce soit pour des réunions internes ou des rendez-vous avec vos clients et partenaires. Plus que de simples moyens de se voir, certaines solutions propose le partage de fichiers, d’écran ou la prise en main partagée. Quels que soient vos besoins, il reste préférable de vous adresser à un spécialiste qui vous accompagnera dans le choix de votre solution et dans sa prise en main.

Comment s’équiper pour des visioconférences optimales ?

La visioconférence s’est beaucoup démocratisée ces dernières années allant jusqu’à proposer des solutions très abordables, voire gratuites aux particuliers (Facetime, Whatsapp…). Cependant, ces plateformes restent très superficielles en matière de fonctionnalités et ne répondent pas aux besoins trop spécifiques des professionnels.

Des visioconférences professionnelles nécessiteront à la fois un matériel adapté et une solution logicielle performante qui permettra d’organiser la réunion.

Matériel de base d’une visioconférence

Plusieurs éléments constituent les équipements de base pour effectuer des visioconférences sereinement :

Un espace dédié

Votre espace doit tenir compte du nombre de personnes moyen qui participeront aux visioconférences. Il doit être assez grand et situé dans un endroit calme ou isolé des perturbations sonores.

Un écran

Les marques proposent aujourd’hui une multitude de modèles d’écrans dédiés à la visio (Samsung, LG, Sharp, Prométhéan). Vos besoins, votre domaine d’activité ou encore vos habitudes définiront quel écran s’adaptera au mieux à votre environnement.

Une caméra

Tout comme pour les écrans, la caméra est un outil essentiel ! Pensez à votre interlocuteur, de la qualité de votre caméra dépend la qualité de votre image. Parmi les marques les plus répandues, nous retrouvons notamment Aver, Poly ou Yealink qui proposent les meilleurs équipements.

Un système de gestion audio (diffusion et réception)

Il doit comprendre au moins un microphone. Pour les petites salles, on retrouve souvent des équipements intégrant un système de gestion audio à la console de pilotage ou avec une caméra.

Une console de pilotage (une pieuvre)

Elle permet de gérer la visioconférence en toute simplicité en permettant par exemple de répondre aux appels entrants, intégrer de nouvelles personnes à la conférence, effectuer des partages d’écran, etc.

Comment choisir sa solution logicielle de visioconférence ?

Là encore, il est facile de se perdre parmi les différentes solutions vidéo proposées sur le marché.

Microsoft Teams, Zoom, Lifesize et Webex sont parmi les solutions les plus répandues au sein des entreprises.

Afin de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, vous devez vous interroger sur :

Le nombre de participants
Le type de réunion (présentation, participative, conférence magistrale, etc.)
La qualité de votre bande passante
Les fonctionnalités de partage d’écran et de contrôle de présentation
L’enregistrement audio et vidéo
Les possibilités de web conférence ou de webinar

Comin desk vous accompagne dans le choix de vos équipements et le déploiement de la solution la plus adaptée à vos besoins.

Vous souhaitez installer une solution visio dans votre entreprise ?

Informations et devis gratuit sans engagement :

Microsoft Teams

Cette application de communication collaborative fait partie des modules proposés par la suite Microsoft 365. Teams vous permettra non seulement d’organiser des visioconférences en 1080p mais également d’effectuer des appels vocaux.

Teams est entièrement pensé pour améliorer la collaboration entre les différents membres des équipes et faciliter l’organisation. La solution visio Microsoft Teams est donc davantage adaptée aux réunions interactives en petit groupe qu’aux webinaires faisant participer un grand nombre d’utilisateurs.

Fonctionnalités principales de Microsoft Teams :

Jusqu’à 10000 participants,
Afficher 50 vidéos,
Création de salles permanentes
Messagerie instantanée
Planification
Partage et enregistrement d’écrans
Intégration avec Microsoft Office
Fonction de sondage
Salle de réunion connectée : matériel compatible (Nous consulter)

Avec les Microsoft Teams Rooms (MTR), équipez-vous très facilement de tout le matériel nécessaire (micro, télé, caméra, tablette) compatible avec Teams. On retrouve ce matériel (hardware) auprès des partenaires (Yealink, Logitec, etc.), il n’est pas directement produit ni fourni par Microsoft.

Zoom

Depuis le premier confinement, Zoom est LA référence lorsque l’on parle de visioconférence. La solution proposée par Zoom est à la fois complète et facile d’utilisation. Il conviendra à la fois aux réunions regroupant quelques personnes et aux webinaires comprenant jusqu’à 50000 participants et 100 intervenants.
Zoom est la solution qu’il vous faut si vous souhaitez diffuser votre conférence à une audience importante tout en ne négligeant pas les réunions en comité plus restreint.

Tout comme pour Microsoft Teams, avec Zoom Room vous avez la possibilité d’équiper vos salles de conférences avec du matériel (hardware) compatible Zoom pour créer un véritable espace de réunion connecté. Ce matériel se différencie totalement du logiciel et proposé par des spécialistes de l’équipement visio (Yealink, Logitec, etc.)

Fonctionnalités principales de Microsoft Teams :

Jusqu’à 50000 participants,
1000 intervenants,
Création de salles permanentes
Messagerie instantanée
Partage et enregistrement d’écrans
Intégration à Outlook, Gmail rapide
Fonction de sondage
Salle de réunion connectée : matériel compatible

Maintenance et installation

COMIN DESK VOUS PROPOSE SES SERVICES D'INSTALLATION ET DE MAINTENANCE. NOUS VOUS ACCOMPAGNONS DE A À Z AVEC DES TECHNICIENS ET COMMERCIAUX EXPÉRIMENTÉS.

Lifesize

Lifesize propose certainement la solution de visioconférence la plus simple du marché avec la qualité vidéo la plus élevée du marché.

Rejoignez vos réunions en ligne depuis votre ordinateur, tablette, smartphone en cliquant sur son nom dans votre répertoire de contact. Lifesize permet également de programmer les appels et de créer des salles dans lesquelles les participants se retrouvent pour des visios interactives.

La panoplie d’équipements hardware compatible Lifesize est également très complète vous permettant d’améliorer votre expérience visio.

Mon équipement peut-il être compatible à ma nouvelle solution visio ?

Les solutions logicielle visio (software) et les équipements (hardware) sont deux éléments complètement distincts. Selon la solution que vous choisirez (Zoom, Teams, Lifesize, …) les équipements seront plus ou moins compatibles.

Si vous possédez déjà tous les équipements de base de la visioconférence, sachez que vous pouvez tout à fait les réutiliser avec votre nouveau logiciel visio en les adaptant légèrement.

Comment adapter mon équipement au logiciel de visio utilisé à ma salle de réunion ?

Il vous suffit de faire appel à un installateur spécialisé dans l’installation de systèmes de visioconférence. Réutiliser vos équipements peut vous permettre d’optimiser vos coûts et de limiter votre consommation de produits électroniques.

Plusieurs solutions existent :

Utiliser un logiciel de salle virtuelle pour relier différentes solutions visio entre elles ou relier la solution visioconférence choisi aux équipements.
Adapter les équipements grâce à des connectiques USB supplémentaires.

Commencer son installation

Confiez l’équipement visioconférence de vos salles de réunion à un professionnel.

Comin Desk vous accompagne dans la mise en place de vos systèmes de visioconférence. Certifié auprès de nos partenaires (Zoom, Yealink, Lifesize, Microsoft Teams, …) nous nous efforçons d’apporter la solution la plus complète et adaptée à vos besoins.